O que é o Bentifiles: a plataforma para pedir, receber e conferir documentos de clientes
Guia completo do Bentifiles: o que é, para quem serve, como funciona a validação automática de legibilidade, quanto custa e o que ele não faz.
O Bentifiles é uma plataforma brasileira, 100% web, para pedir, receber e conferir documentos de clientes num lugar só. Você cria um projeto, define quais documentos precisa (RG, CNH, comprovante de residência, contrato social etc.), convida as pessoas, e cada uma envia os arquivos pelo próprio checklist. Antes de chegar até você, cada foto passa por uma validação automática de legibilidade: imagem tremida, escura, cortada ou com reflexo é barrada na hora, e a pessoa é avisada para mandar de novo.
O Bentifiles é um produto da Silfi-Tech (CNPJ 62.326.981/0001-19) e está disponível em bentifiles.com. O nome às vezes aparece escrito como "Benti Files" ou "BentiFiles"; é o mesmo produto.
Resumo rápido
| O que é | Plataforma web de solicitação, recebimento e revisão de documentos |
| Para quem | Escritórios de contabilidade, escritórios de advocacia, RH/DP e profissionais autônomos que cobram documentos de clientes |
| Diferencial | Validação automática de legibilidade das imagens no momento do envio |
| Formatos aceitos | JPG, JPEG, PNG, PDF e DOCX, até 10 MB por arquivo |
| Instalação | Nenhuma. Funciona no navegador, em qualquer dispositivo |
| Preço | A partir de R$ 44,98/mês por acesso (Office anual); Individual a partir de R$ 49,98/mês no anual |
| Teste grátis | 10 dias no plano Individual |
| Quem envia paga? | Não. Só quem cria projetos precisa de assinatura |
Que problema o Bentifiles resolve
Quem trabalha com documentos de clientes conhece a rotina: pedir pelo WhatsApp, receber metade por e-mail, descobrir dias depois que a foto do RG está tremida, pedir de novo, e no fim baixar tudo e renomear arquivo por arquivo. O Bentifiles tira essa cobrança das conversas e das pastas espalhadas:
- Um pedido padronizado em vez de uma lista digitada a cada cliente.
- Um checklist por pessoa, então fica claro o que já foi enviado e o que falta.
- Foto ilegível é recusada no envio, não quando você abre o anexo.
- Aprovação ou rejeição, com o motivo da rejeição visível para quem enviou.
- Download em ZIP com os arquivos já nomeados por tipo de documento e pessoa.
Como funciona, passo a passo
- Crie um projeto. Cada projeto é um espaço isolado, com documentos, membros e templates próprios. Pode ser um cliente, uma admissão, um processo.
- Defina os documentos pedidos. Marque um por um ou aplique um template (por exemplo, "Admissão" ou "Onboarding PJ") para pedir sempre no mesmo padrão. Cada documento pode ser obrigatório ou não e ter uma descrição de orientação ("frente e verso, sem cortes").
- Convide as pessoas por link ou e-mail. O convite vale 24 horas.
- Cada pessoa envia pelo checklist dela (a tela "Meus Documentos"). Quem recebe o convite cria uma conta gratuita ou entra com a conta Google.
- A validação automática confere as imagens na hora do envio.
- Você revisa: aprova ou rejeita cada documento; na rejeição, escreve o motivo. Quem enviou vê o motivo e um botão para reenviar.
- Baixe um documento isolado ou o projeto inteiro em ZIP, em PDF ou no formato original.
Enquanto isso, o painel do projeto mostra contribuidores, documentos enviados, revisões pendentes e o progresso geral em porcentagem. A aba "Documentos para avaliar" junta o que está pendente em todos os projetos.
A validação automática de legibilidade
É o recurso que mais diferencia o Bentifiles de uma pasta compartilhada. Quando alguém envia uma imagem (JPG, JPEG ou PNG), o sistema localiza o documento na foto, endireita a perspectiva e avalia cinco critérios:
| Critério | O que detecta |
|---|---|
| Nitidez | Foto tremida ou fora de foco |
| Brilho e contraste | Imagem escura, clara ou apagada demais |
| Reflexo | Brilho de luz cobrindo parte do texto |
| Presença de texto | Se existem blocos de texto legíveis |
| Enquadramento | Documento cortado ou muito inclinado |
O resultado é Aprovada (segue normalmente), Revisão (segue, e uma pessoa decide) ou Rejeitada (o envio é barrado e o arquivo não é salvo). Na recusa, a pessoa vê "A imagem não atende aos critérios mínimos de qualidade" e o motivo, como "baixa evidência de texto legível".
O que a validação não faz: ela não confirma se o documento é verdadeiro, se os dados estão corretos ou se pertencem a quem enviou. Ela avalia apenas se a imagem está legível. A conferência do conteúdo continua sendo de quem revisa. PDFs e DOCX não passam por essa análise e vão direto para a revisão.
Mais detalhes em Como funciona a validação automática de documentos.
Para quem o Bentifiles é indicado
- Escritórios de contabilidade que coletam documentos de abertura de empresa, admissões, folha e imposto de renda. Veja como pedir documentos de clientes sem WhatsApp e a página Bentifiles para contabilidades.
- Escritórios de advocacia que montam a documentação inicial de um processo. Veja coleta de documentos em escritório de advocacia e a página Bentifiles para advocacia.
- RH e departamento pessoal em admissões. Veja o checklist de documentos para admissão.
- Imobiliárias que reúnem documentos de locatários, fiadores e proprietários. Veja Bentifiles para imobiliárias.
- Profissionais autônomos (corretores, despachantes, consultores) que recebem documentos de vários clientes.
O cenário típico é um escritório de 3 a 15 pessoas que hoje cobra documentos pelo WhatsApp e pelo e-mail.
Planos e preços
Valores da página de planos em outubro de 2026. Consulte bentifiles.com para os valores atuais.
| Plano | Mensal | Anual | Para quem |
|---|---|---|---|
| Individual | R$ 64,98/mês | R$ 49,98/mês (R$ 599,76/ano) | Profissional autônomo. 10 dias de teste grátis |
| Office (por acesso) | R$ 49,98/mês por acesso | R$ 44,98/mês por acesso (R$ 539,76/ano) | Equipes; você escolhe a quantidade de licenças |
| Empresarial | Sob consulta | Sob consulta | Escala, onboarding e suporte dedicado |
O pagamento é feito pela Stripe. Dá para trocar de plano a qualquer momento (cobrança proporcional) e cancelar pelo painel, mantendo o acesso até o fim do período pago. Quem é convidado para enviar documentos, ou para uma licença Office da empresa, não paga nada.
O que o Bentifiles não promete
Para ser claro sobre o escopo: o Bentifiles não faz assinatura digital, não detecta fraude nem verifica autenticidade, não integra com ERP contábil e não renomeia arquivos com IA (os nomes no ZIP seguem o padrão tipo de documento + pessoa + nome original). É uma ferramenta focada em pedir, receber, conferir a legibilidade e aprovar.
Perguntas frequentes
O Bentifiles é gratuito? Não, mas o plano Individual tem 10 dias de teste antes da primeira cobrança. Quem só envia documentos não paga.
Quem recebe o convite precisa criar conta? Sim. A pessoa cria uma conta gratuita ou entra com a conta Google e é levada direto ao projeto.
Preciso instalar algum aplicativo? Não. O Bentifiles funciona no navegador do computador ou do celular.
Quais tipos de arquivo posso receber? JPG, JPEG, PNG, PDF e DOCX, com até 10 MB cada. O sistema confere o tipo real do arquivo, não só a extensão.
A validação com IA confirma que o documento é verdadeiro? Não. Ela só avalia a legibilidade da imagem. Quem revisa decide se o conteúdo está correto.
Consigo reaproveitar a mesma lista de documentos? Sim, com templates de projeto, que podem ser aplicados a quantos projetos você quiser.
Como baixo tudo de uma vez? Pelo botão "ZIP em PDF" no cabeçalho do projeto, disponível para administradores. Também é possível baixar no formato original.
Quem está por trás do Bentifiles? A Silfi-Tech, empresa brasileira de tecnologia.
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