Termos de Serviço e Política de Privacidade do BentiFiles

1. Quem somos

O BentiFiles é uma plataforma digital voltada à centralização, organização, solicitação, envio e validação automatizada de documentos em fluxos estruturados de projetos.

O BentiFiles é um produto da Silfi-Tech, pessoa jurídica responsável por sua operação, gestão tecnológica, infraestrutura e disponibilização ao público e aos clientes contratantes.

Para fins desta Política e da legislação aplicável, a Silfi-Tech poderá atuar como:

• controladora de dados pessoais, quando definir as finalidades e os meios de tratamento em contextos próprios da operação da plataforma; e
• operadora de dados pessoais, quando realizar tratamento em nome de clientes que utilizem o BentiFiles para gerenciar documentos e fluxos de terceiros, conforme o contexto da relação contratual e operacional.

2. A quem esta política se aplica

Esta Política se aplica a:

• visitantes do site institucional e páginas públicas do BentiFiles;
• usuários cadastrados na plataforma;
• administradores de projetos;
• membros, participantes e convidados vinculados a projetos;
• pessoas cujos dados pessoais possam constar em documentos enviados à plataforma, quando aplicável.

3. Quais dados podemos coletar

A depender da forma como você utiliza o BentiFiles, poderemos tratar as seguintes categorias de dados:

3.1. Dados de identificação e cadastro

• nome;
• e-mail;
• senha criptografada;
• imagem de perfil, se enviada;
• informações de autenticação e login;
• dados vinculados à verificação de conta.

3.2. Dados de navegação e uso

• endereço IP;
• data e hora de acessos;
• logs de autenticação;
• tipo de navegador;
• sistema operacional;
• dispositivo utilizado;
• páginas acessadas e interações dentro da plataforma;
• identificadores de sessão.

3.3. Dados relacionados a projetos

• nome e identificadores de projetos;
• permissões e vínculos entre usuários e projetos;
• convites enviados ou recebidos;
• histórico de ações realizadas na plataforma;
• configurações de documentos exigidos em cada projeto.

3.4. Dados relacionados a documentos e arquivos

• nome do arquivo;
• tipo do arquivo;
• tamanho;
• metadados técnicos;
• conteúdo do documento enviado;
• categoria documental;
• informações constantes nos documentos carregados pelos usuários.

3.5. Dados derivados de validação automatizada

• resultados de verificações técnicas;
• indicadores de qualidade do arquivo;
• status de análise;
• apontamentos de inconsistência;
• registros de revisão ou decisão vinculados ao documento.

4. Como os dados são coletados

Os dados podem ser coletados:

• quando você preenche formulários ou cria sua conta;
• quando acessa ou utiliza a plataforma;
• quando participa de um projeto;
• quando envia arquivos e documentos;
• quando interage com recursos de autenticação, segurança ou suporte;
• automaticamente, por meio de logs, cookies e tecnologias semelhantes;
• por ações realizadas por administradores ou usuários autorizados dentro do contexto de um projeto.

5. Para quais finalidades utilizamos os dados

Os dados pessoais tratados no BentiFiles podem ser utilizados para:

• viabilizar o cadastro e o gerenciamento de contas;
• autenticar usuários e manter a segurança das sessões;
• permitir a criação, participação e administração de projetos;
• receber, organizar, armazenar e disponibilizar documentos conforme permissões definidas;
• executar validações automatizadas com base em algoritmos próprios e regras técnicas;
• identificar problemas técnicos, inconsistências ou falhas nos arquivos enviados;
• permitir fluxos de triagem, análise, revisão e decisão sobre documentos;
• enviar e-mails de verificação, notificações, convites e comunicações operacionais;
• prevenir fraudes, acessos indevidos e uso indevido da plataforma;
• registrar logs e trilhas de auditoria;
• cumprir obrigações legais, regulatórias e contratuais;
• proteger direitos da Silfi-Tech, do BentiFiles, de clientes e de terceiros;
• melhorar funcionalidades, desempenho, estabilidade e segurança da plataforma.

6. Bases legais do tratamento

O tratamento de dados pessoais poderá ser realizado com fundamento nas bases legais previstas na LGPD, especialmente:

• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• legítimo interesse, quando aplicável e respeitados os direitos do titular;
• exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• consentimento, quando necessário para situações específicas;
• outras bases legais aplicáveis conforme o contexto do tratamento.

7. Validação automatizada de documentos

O BentiFiles poderá submeter documentos e arquivos enviados a processos automatizados de verificação, com base em algoritmos próprios, regras técnicas e critérios operacionais da plataforma.

Esses mecanismos têm como finalidade:

• analisar aspectos técnicos do arquivo;
• verificar legibilidade, integridade e estrutura;
• identificar problemas de qualidade;
• verificar conformidade com critérios do projeto;
• apoiar o fluxo de triagem e revisão documental.

Os resultados desse processamento poderão influenciar o fluxo do documento dentro da plataforma, incluindo sinalizações, rejeições técnicas, classificação interna ou encaminhamento para análise complementar por usuários autorizados.

8. Compartilhamento de dados

Os dados pessoais poderão ser compartilhados, quando necessário, com:

• usuários, administradores e participantes autorizados dentro do respectivo projeto;
• fornecedores de infraestrutura, hospedagem, armazenamento em nuvem e suporte tecnológico;
• prestadores de serviços de autenticação, comunicação por e-mail, monitoramento e segurança;
• parceiros e operadores contratados pela Silfi-Tech para viabilizar a operação do BentiFiles;
• autoridades públicas, órgãos reguladores ou entidades competentes, quando houver obrigação legal ou ordem válida.

A Silfi-Tech não comercializa dados pessoais.

9. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores utilizados pela Silfi-Tech no contexto operacional do BentiFiles podem armazenar ou processar dados fora do Brasil.

Nesses casos, adotaremos medidas razoáveis para assegurar que o tratamento observe padrões adequados de segurança e proteção de dados, em conformidade com a legislação aplicável.

10. Armazenamento e retenção dos dados

Os dados pessoais serão armazenados pelo período necessário para:

• prestação dos serviços da plataforma;
• manutenção da conta e da operação dos projetos;
• cumprimento de obrigações legais e regulatórias;
• exercício regular de direitos;
• auditoria, rastreabilidade, segurança e prevenção a fraudes.

Quando cabível, os dados poderão ser excluídos, anonimizados ou bloqueados após o término de sua necessidade, observadas as hipóteses legais de retenção.

Ao ter todos os documentos entregues, os mesmos serão deletados após 10 dias corridos.

11. Segurança da informação

A Silfi-Tech adota medidas técnicas e administrativas razoáveis para proteger os dados pessoais tratados por meio do BentiFiles contra acessos não autorizados, perda, alteração, destruição, divulgação ou qualquer tratamento inadequado ou ilícito.

Essas medidas podem incluir:

• controle de acesso;
• autenticação e gerenciamento de credenciais;
• segregação de permissões;
• conexões seguras;
• monitoramento de eventos e logs;
• boas práticas de infraestrutura e atualização de sistemas.

Apesar dos esforços adotados, nenhum ambiente digital é totalmente livre de riscos, motivo pelo qual não é possível garantir segurança absoluta.

12. Direitos do titular de dados

Nos termos da LGPD e da legislação aplicável, o titular dos dados poderá solicitar, quando cabível:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• portabilidade dos dados, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamento de dados;
• revogação do consentimento, quando essa for a base legal utilizada;
• oposição ao tratamento, nos casos legalmente cabíveis;
• revisão de decisões baseadas exclusivamente em tratamento automatizado, quando aplicável.

13. Cookies e tecnologias semelhantes

O site e a plataforma do BentiFiles poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes para:

• funcionamento da aplicação;
• autenticação de sessão;
• segurança;
• memorização de preferências;
• análise de desempenho e uso;
• melhoria da experiência do usuário.

Caso aplicável, informações adicionais sobre cookies poderão ser disponibilizadas em documento próprio ou em aviso específico na plataforma.

14. Dados de menores de idade

O BentiFiles não é direcionado intencionalmente a crianças. Caso haja tratamento de dados de crianças ou adolescentes em situações específicas, esse tratamento deverá observar os requisitos legais aplicáveis e as medidas de proteção correspondentes.

15. Responsabilidades dos usuários e clientes

Ao utilizar o BentiFiles, o usuário se compromete a:

• fornecer informações verdadeiras e atualizadas;
• utilizar a plataforma de forma lícita e conforme sua finalidade;
• não enviar documentos ou dados sem base legítima para tanto;
• respeitar as permissões e confidencialidade dos projetos;
• manter a segurança de suas credenciais de acesso.

Clientes que utilizem o BentiFiles para gerenciar dados e documentos de terceiros também deverão observar suas próprias obrigações legais relativas à proteção de dados pessoais.

16. Contato para assuntos de privacidade

Solicitações relacionadas a esta Política ou ao exercício de direitos de titular podem ser encaminhadas para a Silfi-Tech por meio do canal oficial de contato:

Silfi-Tech
CNPJ: 62.326.981/0001-19
E-mail para contato: samfersil@silfi-tech.net

Nome: Samuel Ferreira da Silva Neto

Poderemos solicitar informações complementares para confirmação de identidade antes de atender determinadas solicitações.

17. Alterações desta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser alterada a qualquer momento para refletir mudanças legais, regulatórias, contratuais, operacionais ou tecnológicas.

Quando isso ocorrer, a versão atualizada será disponibilizada nos canais oficiais do BentiFiles, com indicação da data de revisão.